Comune di Rovigo

RAPPORTO FINALE ANNO 2006 ATTIVITA DI FUNZIONAMENTO

Il presente rapporto illustra all’amministrazione le valutazioni conclusive sulle risultanze delle attività di funzionamento di tutti i centri di costo del Comune di Rovigo nell’anno 2006. Le conclusioni di seguito presentate sono l’esito della raccolta di dati, e successiva loro analisi, che il Controllo di Gestione effettua trimestralmente:

• Sui misuratori di attività ritenuti significativi per ciascun centro di costo;
• Sulla presenza effettiva in servizio del personale di ruolo;
• Sul grado di utilizzo delle risorse finanziarie assegnate con il Peg.

Fin dall’introduzione del Piano Esecutivo di Gestione (1998) il nostro ente ha inteso distinguere le attività ordinarie (o di funzionamento), da quelle nuove (o di miglioramento), allo scopo di differenziare e valorizzare maggiormente il perseguimento degli obiettivi “nuovi e significativi” che, via via ogni anno, garantiscono la realizzazione delle politiche dell’amministrazione.

Dal momento dell’istituzione di un ufficio dedicato al Controllo di Gestione poi (2002), si è giudicato opportuno monitorare anche l’efficace funzionamento delle attività ordinarie, al fine di dare la giusta importanza al lavoro svolto dal personale di tutte le categorie e quindi anche dagli eventuali collaboratori che non partecipano ad attività innovative o progettuali, ma che quotidianamente assicurano il soddisfacimento dei singoli servizi. Ciò ha permesso all’amministrazione di avere un quadro generale di tutte le attività realizzate nell’ente e, per fasi successive, di integrare il sistema di controllo di gestione con i sistemi di incentivazione del personale dipendente e di monitoraggio della soddisfazione degli utenti (progetto Qualità).

1.A questo scopo è stato effettuato un lavoro, in condivisione con i responsabili di ogni centro di costo, di individuazione degli indicatori di attività più adatti a misurare i servizi resi. Sono stati individuati in totale circa 360 indicatori di attività che vengono comunicati trimestralmente al Controllo di Gestione e monitorati attraverso un software dedicato allo scopo. L’andamento periodico di tali indicatori consente di trarre molte indicazioni sul carico di attività del singolo servizio, sui bisogni del cittadino-utente e sulla capacità dell’ente di darne soddisfazione.
2.Congiuntamente, viene prodotto trimestralmente dal controllo di gestione, in collaborazione con il servizio Rilevazione Presenze delle Risorse Umane, un aggiornamento del livello di presenza effettiva in servizio del personale di ruolo, sulla base delle timbrature effettuate. Tale valore viene confrontato con un livello di presenza effettiva teorica “standard”, basata su una media di 135 ore mensili medie di un dipendente, ipotizzato ad impiego full time. L’elaborazione, definita FTE “Full Time Equivalent” consente di valutare l’effettiva disponibilità dei dipendenti assegnati con il PEG a ciascun centro di costo, per la realizzazione degli obiettivi annuali e dell’efficace funzionamento delle attività quotidiane. Per gli scostamenti tra utilizzo teorico ed utilizzo effettivo, se non spiegati da cause legate ad assenze straordinarie (malattie, maternità, incidenza dei part time, ecc) viene chiesta motivazione agli uffici interessati.
3.Con la medesima periodicità l’ufficio di controllo verifica che l’utilizzo delle risorse finanziarie di entrata e di spesa assegnate ai Dirigenti sia in linea con lo sviluppo temporale.
Con cadenza semestrale infine, l’Ufficio produce un report di sintesi di tutte queste informazioni che è presentato dal Direttore Generale alla Giunta per opportuna conoscenza sull’andamento delle attività di funzionamento, in rapporto alle 3 variabili considerate (indicatori, risorse umane, risorse finanziarie). In questa sede si presenta pertanto il Rapporto Finale dell’Attività di Funzionamento per l’anno 2006.

VALUTAZIONE DI SINTESI

Premesso che per ogni considerazione di merito e di dettaglio si rinvia alla consultazione dei commenti contenuti in ciascun centro di costo, si possono esprimere le seguenti valutazioni di sintesi:

1.L’analisi dell’andamento temporale dei misuratori di tutti i centri di costo evidenzia anche nel 2006, come verificato in anni precedenti, un tendenziale aumento di tutti i valori riferiti al carico di utenza che si rivolge ai servizi dell’ente: tale dato impone riflessioni sulle motivazioni dell’aumentata domanda di servizi (in termini qualitativi e non solo quantitativi), sulla capacità di risposta dei nostri servizi e sui livelli e strumenti di comunicazione esterna utilizzati (un aumento di utenza ad esempio può essere l’effetto di una buona informativa sulle modalità di utilizzo di benefici – agevolazioni – nuovi servizi erogati dal comune); si vedano in proposito alcune situazioni: urp, demografici, ufficio casa, tributi, ecc.
2.L’analisi della presenza in servizio del personale di ruolo presenta nella sua globalità l’andamento illustrato nei seguenti grafici: il primo illustra l’andamento del numero di dipendenti di ruolo negli ultimi 5 anni; esso va confrontato con il numero di ore totali lavorate da detto personale (secondo grafico), per avere in modo immediato un’idea delle risorse “effettivamente disponibili”…in sintesi, su 330 dipendenti al 31.12.2006 (teoricamente tutti impiegati full time) la disponibilità reale in servizio, tenuto conto di “assenze” per malattie, maternità e concessione di part time è pari a 297,4.
Il terzo grafico esprime in termini percentuali il rapporto tra i primi due. Si evidenzia che al 31.12.2006 ci si attesta su un valore pari al 89,2% che, seppur leggermente inferiore a quello dell’anno precedente del 92%, appare comunque apprezzabile e riconferma come nel nostro ente non si possa in sostanza parlare di assenteismo e soprattutto come i controlli realizzati abbiano dati nel tempo buoni risultati.
Nel quarto grafico infine viene riassunto il trend delle presenze in rapporto alle risorse di ruolo, nei 4 trimestri del 2006.

3.da ultimo, l’analisi sull’utilizzo delle risorse finanziarie, presentata all’interno del report per ciascun centro di costo sulla base dei capitoli di competenza di ciascun dirigente (e pertanto ad esempio le risorse finanziarie per il pagamento di stipendi e oneri sono collocate tutte al Dirigente Risorse Umane), illustra anche per quest’anno un livello molto alto nel rapporto tra stanziamenti assegnati e fondi impegnati nella spesa corrente. Si ricorda in proposito che la formalizzazione dell’impegno di spesa può essere effettuata solo dopo aver determinato la ragione della spesa stessa , il creditore e la somma da pagare e che pertanto la valutazione della percentuale di impegnato su stanziato è un buon indicatore del grado di “avvio” delle attività programmate alle quali gli stanziamenti si riferiscono (Art. 183 T.U. 267/2000).

Questo dato esprime pertanto la capacità di ciascun responsabile di utilizzare i fondi che la Giunta gli ha affidato con il Piano Esecutivo di Gestione per assicurare l’efficace funzionamento delle attività ordinarie ed il raggiungimento degli obiettivi di miglioramento dell’anno.

RELAZIONE ATTIVITA’ DI FUNZIONAMENTO 1° SEMESTRE 2006

I rapporti che qui si presentano danno conto dell’andamento delle attività di funzionamento e del grado di utilizzo del personale di ruolo nel primo semestre 2006.
I dati presentati sono il risultato dei monitoraggi effettuati trimestralmente dall’ufficio controllo di gestione sulla base dei misuratori significativi per la valutazione dell’attività istituzionale di ciascun centro di costo.
Essi costituiscono perciò gli indicatori di “risultato delle attività di funzionamento”, così come approvati nel Piano Dettagliato degli Obiettivi 2006, predisposto dal Direttore Generale e deliberato con Giunta Comunale n. 87 del 06.04.2006, sulla base delle informazioni fornite dai Dirigenti.
La presente relazione esprime per ciascun settore/servizio una valutazione sintetica, basata principalmente sull’andamento temporale dei misuratori nei 3 primi semestri 2004, 2005 e 2006, al cui dettaglio si rinvia.
Anche la relazione sull’utilizzo delle risorse umane trova il suo presupposto nell’assegnazione di personale effettuata in sede di approvazione del Piano Dettagliato degli Obiettivi 2006, con la delibera di cui sopra. In questo caso, il monitoraggio è basato sulla misurazione delle ore di servizio effettivamente prestate dal personale di ruolo, in relazione ad un valore atteso standard di 135 ore medie mensili. I totali vengono rapportati al numero di “teste” assegnate, ipotizzando per tutti una presenza “teorica” a tempo pieno; è evidente che eventuali assenze per maternità, malattie prolungate, alta incidenza dei part time, ecc. incidono sul valore effettivo delle prestazioni rese.
Dagli scostamenti tra valore atteso (FTE: full time equivalent) e valore effettivo è possibile perciò valutare l’effettiva disponibilità di risorse umane che si è avuta in ciascun periodo, per la realizzazione degli obiettivi annuali ed il funzionamento dei servizi erogati quotidianamente.
Anche in questo report, la Direzione Generale ha formulato per ciascun centro di costo, una valutazione di sintesi.
Si presentano pertanto i report sopra descritti, per una opportuna conoscenza e valutazione da parte dell’organo esecutivo.

piano dettagliato degli obiettivi 2006 - obiettivi di funzionamento

Approvato con deliberazione di G.C. n. 87 del 6 aprile 2006